Funciones de base de datos
Excel incluye funciones especializadas para trabajar con bases de datos tabulares.
¿Qué son las funciones de base de datos?
Calculan valores en un rango aplicando criterios estructurados. Todas siguen el patrón:
=BDFUNCION(base_datos, campo, criterios)
| Argumento | Descripción |
|---|---|
base_datos |
Rango con encabezados (ej: A1:F100) |
campo |
Nombre de la columna (texto) o número de columna |
criterios |
Rango con encabezados y condiciones |
El rango de criterios
Es separado de los datos. Tiene los mismos encabezados que la base de datos:
Base de datos (A1:F100):
| Nombre | Depto | Ciudad | Ventas | Meta | Estado |
|---|---|---|---|---|---|
| Ana | Ventas | CDMX | 50000 | 40000 | Activo |
Criterios (H1:J2):
| Depto | Ciudad | Ventas |
|---|---|---|
| Ventas | CDMX | >30000 |
Reglas de criterios
- Misma fila = AND (todas deben cumplirse)
- Filas diferentes = OR (cualquiera)
Ejemplo AND:
| Depto | Ventas |
|--------|--------|
| Ventas | >30000 |
→ Depto = "Ventas" Y Ventas > 30000
Ejemplo OR:
| Depto |
|---------|
| Ventas |
| Marketing |
→ Depto = "Ventas" O Depto = "Marketing"
Lista de funciones
| Función | Descripción |
|---|---|
BDSUMA |
Suma los valores que cumplen el criterio |
BDPROMEDIO |
Promedia los valores |
BDCONTAR |
Cuenta celdas con números |
BDCONTARA |
Cuenta celdas no vacías |
BDMAX |
Valor máximo |
BDMIN |
Valor mínimo |
BDEXTRAER |
Extrae un solo valor (error si hay más de uno) |
BDDESVEST |
Desviación estándar (muestra) |
BDVAR |
Varianza (muestra) |
BDPRODUCTO |
Producto de los valores |
Ejemplos prácticos
BDSUMA: ventas por departamento y ciudad
Criterios:
| Depto | Ciudad |
|---|---|
| Ventas | CDMX |
=BDSUMA(A1:F100, "Ventas", H1:I2)
BDPROMEDIO: promedio de ventas activas > meta
Criterios:
| Estado | Ventas |
|---|---|
| Activo | >40000 |
=BDPROMEDIO(A1:F100, "Ventas", H1:I2)
BDCONTAR: cuántos vendedores superan meta
Criterios (usando fórmula):
| Ventas |
|---|
| >40000 |
=BDCONTAR(A1:F100, "Ventas", H1:H2)
BDEXTRAER: obtener el email de un empleado específico
Criterios:
| ID |
|---|
| E001 |
=BDEXTRAER(A1:F100, "Email", H1:H2)
Criterios con fórmulas
Para criterios complejos, puedes usar fórmulas en el rango de criterios.
Importante: el encabezado del criterio debe ser diferente a los encabezados de la base de datos (o vacío).
| Criterio |
|---|
| =E2>D2 |
Esto filtra registros donde la columna E > columna D (ventas > meta).
Funciones de base de datos vs. funciones condicionales
| Aspecto | BD | Condicionales |
|---|---|---|
| Criterios complejos | Más fácil (rango separado) | Fórmulas largas |
| Múltiples AND/OR | Natural con filas/columnas | Requiere .CONJUNTO |
| Criterios con fórmulas | Sí | Limitado |
| Popularidad | Menos usadas | Más comunes |
| Rendimiento | Similar | Similar |
Resumen
Las funciones de base de datos ofrecen una forma estructurada de aplicar criterios complejos combinando AND y OR. Son especialmente útiles cuando los criterios cambian frecuentemente, ya que solo necesitas modificar el rango de criterios.