Publicación, Compartición y Colaboración
Una vez tu reporte está listo en Power BI Desktop, el siguiente paso es publicarlo en Power BI Service para que otros lo vean, interactúen y tomen decisiones basadas en los datos.
Publicar un reporte
Desde Power BI Desktop
- Haz clic en Inicio → Publicar.
- Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft (si no lo has hecho).
- Selecciona el área de trabajo (workspace) de destino.
- Espera la confirmación y haz clic en el enlace para verlo en Power BI Service.
¿Qué se publica?
Cuando publicas un archivo .pbix, se crean dos objetos en Power BI Service:
- Dataset (Conjunto de datos): El modelo de datos, las relaciones, medidas y datos importados.
- Report (Informe): Las visualizaciones, páginas y diseño.
Áreas de trabajo (Workspaces)
| Tipo | Descripción | Quién accede |
|---|---|---|
| Mi área de trabajo | Personal. Solo tú la ves | Solo tú |
| Área de trabajo compartida | Colaboración en equipo | Miembros asignados |
Roles en un workspace
| Rol | Permisos |
|---|---|
| Administrador | Todo: agregar miembros, publicar, eliminar, configurar |
| Miembro | Publicar, editar reportes, compartir |
| Colaborador | Publicar y editar, pero no compartir ni agregar miembros |
| Visor | Solo ver reportes y dashboards |
Crear un Dashboard en Power BI Service
Un Dashboard en Power BI Service es diferente a un reporte:
- Abre el reporte publicado.
- Pasa el mouse sobre una visualización → clic en el ícono de pin (📌).
- Selecciona Nuevo dashboard o elige uno existente.
- Repite para anclar más visualizaciones de cualquier reporte.
El dashboard resultante muestra tiles de múltiples reportes en una sola vista.
Compartir reportes
Compartir directamente
- Abre el reporte en Power BI Service.
- Clic en Compartir en la barra superior.
- Ingresa las direcciones de correo.
- Elige los permisos:
- Permitir re-compartir.
- Permitir construir sobre el dataset.
Compartir mediante un enlace
Genera un enlace para compartir:
- Personas de tu organización: Cualquiera con cuenta en el tenant.
- Personas con acceso existente: Solo quienes ya tienen permiso.
- Personas específicas: Solo los correos que elijas.
Compartir con usuarios externos (B2B)
Power BI permite compartir con usuarios externos a tu organización a través de Azure AD B2B. Requiere configuración del administrador.
Apps de Power BI
Para distribución a gran escala, crea una App desde un workspace:
- Ve al workspace → Crear app.
- Define el nombre, descripción y logo.
- Selecciona qué reportes y dashboards incluir.
- Define la audiencia (grupos o toda la organización).
- Publica.
Los usuarios instalan la app desde AppSource y ven los contenidos organizados.
Programar la actualización de datos
Si usaste Import mode, los datos no se actualizan automáticamente.
Configurar refresh
- Ve al workspace → Dataset → Configuración.
- En Actualización programada:
- Frecuencia: diaria, semanal.
- Hora: hasta 8 veces/día (Pro) o 48 (Premium).
- Zona horaria.
- En Credenciales del origen de datos: configura la autenticación.
Gateway
Si la fuente está on-premise (SQL Server local, archivos en red):
- Instala el Power BI Gateway en un servidor de tu red.
- Configúralo en Power BI Service.
- Asocia el dataset al gateway.
Suscripciones y alertas
Suscripciones por email
Envía automáticamente una captura del reporte o dashboard por email:
- Abre el reporte → Suscribirse.
- Define frecuencia (diaria, semanal).
- Agrega destinatarios.
- Recibirán una imagen del reporte con un enlace para interactuar.
Alertas de datos
Configura alertas en tiles de dashboards (tarjetas, KPIs):
- Haz clic en los tres puntos del tile → Administrar alertas.
- Define condición: "Si Ingresos caen por debajo de $100,000".
- Frecuencia de comprobación: cada hora, cada día.
- Recibe notificación por email o en la app móvil.
Exportar datos
Los usuarios pueden exportar datos desde las visualizaciones:
- PDF: Archivo → Exportar a PDF.
- PowerPoint: Archivo → Exportar a PowerPoint.
- Excel: Clic derecho en un visual → Exportar datos.
El administrador puede controlar quién puede exportar datos.
Resumen
Publicar el reporte en Power BI Service lo hace accesible al equipo. Los workspaces organizan el contenido por equipo/proyecto. Los dashboards en Service anclan tiles de múltiples reportes. La actualización programada mantiene los datos frescos. Las suscripciones y alertas automatizan la distribución de insights.