Colaboración y Excel en la nube

Trabaja en equipo con Excel usando OneDrive, SharePoint y Microsoft 365.

Excel Online vs Excel Desktop

Co-autoría en tiempo real

Configurar

1. Guarda el archivo en OneDrive o SharePoint
2. Comparte con los colaboradores (Archivo → Compartir)
3. Varios usuarios pueden editar simultáneamente

Funcionalidades

• Ves los cursores de otros usuarios en tiempo real
• Cambios se sincronizan automáticamente
• Historial de versiones disponible
• Comentarios con @menciones

Compartir libros

Niveles de acceso

Proteger hojas compartidas

1. Revisar → Proteger hoja → define permisos
2. Permitir edición solo en rangos específicos
3. Diferentes contraseñas por rango

Office Scripts (alternativa a macros en la nube)

¿Qué es?

TypeScript/JavaScript para Excel Online. Reemplazo moderno de VBA para la nube.

Crear un script

Pestaña Automatizar → Nuevo script

function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {
    // Obtener hoja activa
    let sheet = workbook.getActiveWorksheet();
    
    // Leer datos
    let range = sheet.getRange("A1:D100");
    let values = range.getValues();
    
    // Procesar
    for (let i = 1; i < values.length; i++) {
        if (values[i][2] as number > 10000) {
            sheet.getRange(`E${i + 1}`).setValue("Alto");
        } else {
            sheet.getRange(`E${i + 1}`).setValue("Normal");
        }
    }
    
    // Formato
    let headerRange = sheet.getRange("A1:E1");
    headerRange.getFormat().getFill().setColor("#0066CC");
    headerRange.getFormat().getFont().setColor("#FFFFFF");
    headerRange.getFormat().getFont().setBold(true);
}

Ventajas sobre VBA

• Funciona en la nube (Excel Online)
• Se puede ejecutar desde Power Automate
• TypeScript moderno
• Versionable y compartible
• Sin problemas de seguridad de macros

Power Automate + Excel

Flujos automáticos

Automatiza acciones cuando:

• Se agrega una fila a una tabla de Excel
• Se modifica un archivo en SharePoint
• Se recibe un email con adjunto
• Según horario (diario, semanal)

Ejemplo: procesar emails

1. Trigger: "Cuando llega un email con adjunto"
2. Guardar adjunto en OneDrive
3. Leer datos del Excel
4. Enviar resumen por Teams
5. Actualizar dashboard

Ejemplo: aprobaciones

1. Usuario llena formulario en Excel Online
2. Power Automate detecta nueva fila
3. Envía solicitud de aprobación al gerente
4. Actualiza el estado en Excel
5. Notifica al solicitante

Versionamiento

Historial de versiones

1. Archivo → Información → Historial de versiones
2. O clic derecho en OneDrive/SharePoint → Historial de versiones

Restaurar versión

1. Abre la versión deseada
2. "Restaurar" reemplaza la actual
3. O "Guardar copia" para mantener ambas

Microsoft Lists vs Excel

Resumen

Excel en la nube combina la potencia del desktop con la colaboración en tiempo real. Office Scripts reemplaza a VBA en la nube, Power Automate conecta Excel con cientos de servicios, y el versionamiento garantiza que nunca pierdas trabajo.